Digityökaluilla löysätään yrityksen stressiruuvia
Teknologiayhtiö ja Kiho Platformin liiketoiminta-alustan kehittäjä Mastercom Oy järjestää KihoNettilaisuuksia. Lokakuussa pidetyssä tilaisuudessa teemoina olivat hyvä johtaminen, työssä jaksaminen ja digitaaliset työnhallintajärjestelmät. Paikalla oli kiinteistö-, maansiirto-, metsäkone- ja kuljetusalan johtoa. Yksi pääviesteistä kuului: Digityökalujen avulla voidaan vähentää merkittävästi arkista työkuormaa. Samalla vapautuu kallisarvoista aikaa yrityksen kasvua edistäviin tekijöihin, kuten liiketoiminnan kehittämiseen ja markkinointiin.
Sopivat työkalut
KihoNet-tilaisuuksien puuhamiehenä toimii ”kihottajaksi” itseään tituleeraava Tatu Laine. Hän sanoo, että digityökalujen valinnassa kaikki lähtee liikkeelle kunkin yrityksen omista tarpeista.
− Kannattaa varmistaa, että järjestelmä tuottaa laajasti ja oikeanlaista dataa helposti käsiteltävässä muodossa. On myös hyvä varmistaa, että yrityksen käytössä olevat järjestelmät ovat helposti integroitavissa, jotta ne saadaan keskustelemaan keskenään. Laine korostaa, että tiedon kuuluu liikkua tänä päivänä digitaalisesti. − Tietojen kerääminen ja raportointi manuaalisesti on hidasta ja vanhakantaista. Yhdellä järjestelmällä on mahdollista kerätä kattavasti tietoa esimerkiksi työntekijöistä kuin kuljetuksista.
Päivitys paikallaan
Laineen mukaan yritykset voidaan jakaa karkeasti menestyjiin ja häviäjiin.
− Menestyjiä ovat yritykset, jotka älyävät ottaa digitalisaatiosta kaikki hyödyt irti. Häviäjiä ovat ne, joissa toimintaa jatketaan ”niin kuin ennenkin -mentaliteetilla”. Laine antaa esimerkin.
– Eräs toimitusjohtaja käytti aiemmin joka kuukausi kaksi työpäivää tuntilistojen kyselemiseen ja koostamiseen työntekijöiltä. Nyt samaan työtehtävään kuluu vain 15 minuuttia, koska työaikatiedot syntyvät automaattisesti esimerkiksi ajettujen kilometrien perusteella. Laine sanoo, että työajan säästö on valtava, sillä järjestelmän avulla tiedot lähtevät napin painalluksella muun muassa palkanmaksuun.
Askel askeleelta
KihoNetissä vierailevana puhujana oli tietokirjailija, bloggari ja filosofian tohtori Sampo Sammalisto. Hän on Viisas pääse vähemmällä -kirjojen kirjoittaja. Hän luonnehtii teoksiaan reseptikirjoiksi, joissa annettaan neuvoja, miten hyviä työ- ja elämäntapoja voidaan edistää step by step -menetelmällä työyhteisöissä. Kirjoista saa myös neuvoja oman ajankäytön hallintaan ja itsensä johtamiseen. Näillä taidoilla on kysyntää, sillä nykypäivän informaatioähky ja ärsyketulva hukuttavat helposti aktiivitoimijan.
Aikaa muutosprosessille
Sammalisto muistuttaa, että hyvä johtaminen ja hyvät työkalut mahdollistavat henkilöstön tuottavuuden kasvun. Kertarysäyksellä asioita ja toimintatapoja ei hänen mielestä kuitenkaan kannata yrittää kehittää ja parantaa. − On edettävä yksi osa-alue kerralla. Uusien tapojen opettelu vaatii yleensä 2−9 kuukautta.
Johtamisen jalo taito
Sammalisto uskoo sisäiseen motivaatioon pohjautuvaan johtamiseen. Pelolla johtaminen ja keppi-porkkana -malli ovat hänen mielestään auttamattomasti vanhentuneita.
− Työntekijällä pitää olla riittävästi itsemääräämisoikeutta, miten hän arjessa tehtäväänsä toteuttaa.
− On myös tärkeää, että ihminen voi kokea olevansa hyvä siinä, mitä tekee ja hänelle annetaan mahdollisuus kehittyä. Sammalisto lisää listaan työn merkityksellisyyden.
− Työllä pitäisi olla jokin muukin merkitys ja motivaatio kuin palkka, jotta työntekijä jaksaa vuodesta toiseen uupumatta.
Puhumisen vaikeus
Kolmas KihoNetin esiintyjistä oli startup-yrittäjä Tomi Kaukinen. Hän sanoo, että työssä jaksaminen puhuttaa myös miesvaltaisilla aloilla. Monissa liemissä keitetty ja burnoutin läpikäynyt Kaukinen tietää, että uupumisesta toisille miehille puhuminen ei kuitenkaan ole helppoa. − Epäonnistumisen häpeä piinaa, vaikka yhä useampi väsyy työssään. Hän kertoo saavansa esiintymisten jälkeen paljon viestejä, joissa ihmiset avautuvat jaksamisestaan, ja kertovat, etteivät he uskalla puhua ylikuormituksestaan työpaikoillaan. − Itse yrittäjänä pelkäsin aikanaan paljastuvani asiakkaille ja sijoittajille.
Rajatusti digiä
Kaukinen kuvailee itseään hieman teknologiavastaiseksi, mutta innostuu työkaluista, jotka selkeästi helpottavat arkea. Hän käyttää esimerkiksi digityökaluja, jotka auttavat sähköpostien käsittelyssä ja työajan hallinnassa.
– Etenkin raportointi on monille punainen vaate, johon ei huvittaisi käyttää työaikaa. En siis tuomitse kaikkea teknologiaa. Mielestäni suurin osa nykyajan pahoinvoinnista johtuu silti siitä, että me luolaihmiset emme ole vielä oppineet elämään tässä kiireisessä ja koko ajan muuttuvassa digiyhteiskunnassa.
Kolme kovaa asiantuntijaa
Tatu Laine työskentelee vuonna 2003 perustetussa kuopiolaisessa teknologiayhtiö Mastercom Oy:ssä. Yhtiö on alustatalouden asiantuntija, joka on kehittänyt Kiho Platform -liiketoiminta-alustan liikkuvan työn ohjaukseen ja laskutukseen. Liiketoiminta-alustan ohjelmistopalveluihin kuuluvat esimerkiksi ajoneuvojen hallinta, työajanseuranta, kalustovahti ja laskutus. Paikannukseen, IoT:hen ja tekoälyyn perustuvia palveluja käyttää jo yli 500 yritystä. Yhtiön liikevaihto oli 2,9 miljoonaa euroa vuonna 2018. Vuonna 2019 tavoitteena on kaksinkertaistaa liikevaihto. Henkilöstöä yhtiöllä on 35. KihoNet järjestetään neljä kertaa vuodessa eri teemojen ympärillä.
Tomi Kaukinen on sarjayrittäjä ja puhuja. Valmistuttuaan Tukholman kauppakorkeakoulusta hän vietti kuusi vuotta kansainvälisessä rahastossa. Hän muun muassa manageerasi investointipankki JPMorganin kiinteistösalkkua, ennen kuin päätti hypätä pois oravanpyörästä ja ryhtyä startup-yrittäjäksi. Seuraavan kuuden vuoden aikana Kaukinen vei omat yrityksensä Espanjaan sekä Kaakkois-Aasiaan. Sitten iski vaikea uupumus ja hän joutui jättämään kaiken taakseen. Nykyään hän vetää omaa Licence to Fail -sivustoa, jossa hän mentoroi yrityksiä sekä puhuu avoimesti uupumuksen koetuksista.
Sampo Sammalisto on filosofian tohtori. Hän on myös suosittu tietokirjailija, bloggari ja valmentaja, jolla on 15 vuoden kokemus ajatustyöstä sekä pienistä että suurista organisaatioista. Hänen kirjoittamansa kirja “Viisas pääsee vähemmällä – 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään” on nykyaikaisen ihmisen selviytymisopas. Se on auttanut jo tuhansia ihmisiä elämään tuottavampaa, stressittömämpää, kiireettömämpää ja onnellisempaa elämää. Kirjan uusin 2.0-versio julkaistiin lokakuussa.
Artikkeli on julkaistu Kuljetus & Logistiikka -lehden numerossa 5 / 2019, sivulla 32
