Varastoinnin ulkoistamisen hyödyt kannattaa simuloida ja laskea
Transvalin keväällä teettämän tutkimuksen mukaan varastojen ulkoistusaste on Suomessa vasta noin 12 prosentin luokkaa, kun Euroopassa varastotoiminnoista jo lähes puolet on ulkoistettu. Kuljetuksista Suomessa on ulkoistettu selvityksen mukaan noin 75 %. Ulkoistaminen on globaali trendi ja tulee lisääntymään Suomessakin.
Jos varastointi ei kuulu yrityksen ydintoimintaan, toimintojen ulkoistamisen kannattavuus on syytä selvittää. Hyödyt voivat olla luultua isommat. Kustannuksia saadaan pienennettyä ja ne tulevat läpinäkyviksi, joustavuus paranee ja kiinteät kustannukset saadaan muuttuviksi. Laatukin todennäköisesti paranee, samalla kun yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja vapauttaa pääomia sen kehittämiseen.
ydinliiketoimintaansa,
sen on haettava ketteryyttä
toimitusketjuun.”
Jan Magnus Nordberg, DSV Solutions
Suomen DSV Solutionsin toimitusjohtaja Jan Magnus Nordberg arvioi globalisaation ja uusien teknologioiden mahdollistaman muutoksen liiketoimintaympäristössä lisäävän ulkoistamistarvetta jatkossakin.
‒ Tulevaisuuden ennustaminen on vaikeaa, mutta menestyvällä yrityksellä on oltava visio siitä, miten maailma muuttuu ja miten toimitusketjun tulisi sopeutua muutoksiin. Jotta yritys pystyisi keskittymään ydinliiketoimintaansa, sen on haettava ketteryyttä toimitusketjuun, jotta se kykenee sopeutumaan volyymien muutoksiin ja vastaamaan eri markkina-alueiden muuttuvaan kysyntään ja trendeihin, Nordberg muistuttaa.
Suomalaisille kansainvälistä kasvua hakeville yrityksille ulkoistaminen kotimaassa avaa mahdollisuuden valloittaa uusia maantieteellisiä markkinoita yhteistyössä joustavan ja kansainvälisen logistiikkakumppanin kanssa, esimerkiksi kun toiminnan laajuus ja asiakastarpeet vaativat varastoja uusille maantieteellisille alueille.
Joustavuutta ja lisäarvoa yrityksille tuo logistiikkaa päätyökseen tekevä kumppani. Jotta ulkoistaminen onnistuisi tavoitteiden mukaisesti, on ensin määriteltävä ostettavan palvelun laajuus sekä määriteltävä nykytilanne ja tavoitetaso riittävän konkreettisilla mittareilla.
Ulkoistaako kokonaan vai osittain?
Sekä inhouse-operaattorin hankkimisessa että kokonaan ulkoistamisessa on puolensa. Inhouse-mallissa yritys käyttää omia tilojaan ja toiminnanohjausjärjestelmäänsä, mutta työntekijät tulevat logistiikkakumppanilta tai esimerkiksi henkilöstövuokrausyritykseltä. Malli tuo työntekoon läpinäkyvyyttä ja resursseja, joista maksetaan käytön mukaan.
Kokonaan ulkoistettaessa tilat, järjestelmät ja työntekijät ovat palveluntarjoajalla. Esimerkiksi DSV Solutionsilla on yksi markkinoiden nykyaikaisimmista varastonhallintajärjestelmistä, jolla saadaan älykkyyttä ja tehoa päivittäiseen tekemiseen. Tämän lisäksi hyödynnetään Lean- ja Six Sigma -käytäntöjä ja -työkaluja toiminnan kehittämisessä. Työt tehdään myös tiloissa, jotka on alun perinkin suunniteltu logistiikkaa varten.
Transvalin toimitusjohtaja Risto Vilon mukaan tärkeintä ulkoistamisessa on osata laskea kulurakenne oikein. Se edellyttää sitä, että ulkoistavalla yrityksellä on tarkkaan dokumentoidut tiedot omista kuluistaan, volyymeista, varastoitavista tuotteista, sesonkivaihteluista ja tehokkuudesta ‒ pitkältä ajalta.
‒ Sellaista asiaa ei ole olemassakaan, jota ei pystyisi laskemaan. Tarvittaessa voimme myös auttaa siinä, aivan kuten DSV:kin. Silloin pystytään löytämään raja-arvot, joista säästöjä voi saada aikaiseksi. Vaikka oston osaaminen on Suomessa parantunut, niin valitettavasti meillä keskitytään edelleen liiaksi pelkkiin euroihin laadun kustannuksella. Puhdas hinnanalennus laadun kustannuksella voi olla huono ratkaisu, Vilo painottaa.
Ulkoistaminen on aina vaativa prosessi, jossa palvelukuvauksiin mennään todella syvälle. Usein selviää, ettei ulkoistava yrityskään ole niistä täysin perillä. Silloin on saatava dokumentoitua myös ihmisten ”päässä olevat” tiedot, ettei jälkikäteen synny yllätyksiä. Prosesseja ei ole tarkoitus tehdä siten kuin Matti ja Maija ovat tehneet 20 vuotta, vaan tehokkaammin tietojärjestelmien ohjaamina.
‒ Erityisesti kansainväliset yritykset haluavat sisällyttää myös jakelun kokonaissopimukseen. Toiminnot saadaan näin integroitua saumattomammin yhteen toimitusketjussa. Palveluntarjoaja voi käyttää kuljetuksiin monenlaisia toimijoita pakettikuriireista perinteisiin kappaletavarakuljettajiin, mutta asiakasyrityksen elämä tulee helpommaksi, kun rajapintoja on vain yksi, Nordberg sanoo.
Kotiläksyt kannattaa tehdä
Risto Vilo kehottaa paneutumaan tarjouspyyntöjen tekemiseen huolellisesti. Puutteellisiin tarjouspyyntöihin voi sisältyä piilokustannuksia, jotka ilmenevät vasta myöhemmin. On ikävää, jos logistiikkajohtaja huomaa vasta jälkikäteen ostaneensa aiempaa kalliimman ratkaisun.
Nordberg muistuttaa puolestaan siitä, että ulkoistamisessa voi syntyä ongelmia myös silloin, jos yrityksen ylin johto ei ole siihen täysin sitoutunut. Ulkoistaminen vaatii yritykseltä valmiuden muuttaa toimintamallejaan, sopimuksiaan ja palvelutasoaan.
‒ Yleensä ylin johto pohtii taloudellisia hyötyjä ja ulkoistusta osana laajempaa strategista muutosta. Logistiikan parissa päivittäin työskentelevät ovat usein skeptisempiä ja tunnistavat haasteet, joita muutos vaatii oman vastuualueen ulkopuolelta, kuten myynniltä, tuotannolta ja hankinnalta. Ulkoistavan yrityksen logistiikasta vastaavalla johtajalla on oltava myös muiden yksiköiden hyväksyntä toimilleen, sillä prosesseja ei varmaankaan tehdä samoin kuin aiemmin on tehty, Nordberg toteaa.
Prosessi menee Nordbergin mukaan parhaiten niin, että jo kumppaniehdokkaan valintavaiheessa ollaan riittävän avoimia ulkoistuksen tarkoituksesta ja tavoitteista. Asioita ei kannata lähteä piilottelemaan eikä ongelmia voi ulkoistaa. Ulkoistusprosessin aikana oletuksia, prosessia ja jopa laskelmia saatetaan tarkentaa, mutta tärkeintä on, että kaikki tietävät, mihin kumppanuudessa sitoudutaan.
Vilo sanoo kokemuksen auttavan hinnoittelussa. Kun asiakkaalta saadaan perustiedot, niin niitä voidaan verrata olemassa oleviin parhaisiin käytäntöihin. Tehostamismahdollisuuksia voi löytyä jo pelkästään varaston tilasuunnitelmaa muuttamalla. Transvalilla on töissä 20 henkeä pelkästään kehitysosastolla, jossa prosesseille mietitään erilaisia vaihtoehtoja.
Automaatio ei tee autuaaksi
Sisälogistiikan kehityksessä jylläävät moderni laiteteknologia ja digitalisointi. Yhä useampi kauppa harjoittaa monikanavamyyntiä, josta verkkokaupan osuus kasvaa edelleen vahvasti. Nordberg kertoo DSV Solutionsin palvelevan myös verkkokauppakanavan tilauksia, joiden toiminnot eivät hänen mielestään poikkea perusprosessin osalta merkittävästi perinteisten kauppojen varastotarpeista. Toki tilausten koko on pienempi, tilausten vasteaika lyhyempi, ja piikkejä syntyy erityisesti viikonloppuina ja iltaisin tilatuista tuotteista, mikä on sitten huomioitava varaston resurssoinnissa. Oma maailmansa ovat palautukset, joissa volyymit ovat kohtuullisen suuria.
Kannattaako varasto sitten automatisoida? Sekä Nordberg että Vilo sanovat, että sen tuomat hyödyt on arvioitava erikseen.
‒ Automaatio on pitkälle vietynä haasteellista moniasiakasympäristössä, jossa edellytetään joustavuutta ja asiakkaat vaihtuvat. Se edellyttää aina isoja investointeja ja suurehkoja volyymeja. Yrityksen on oltava varma, että tilanne pysyy pitkään melko samankaltaisena, sillä asioiden muuttuessa automaatio ei kovin paljon jousta, Nordberg huomauttaa.
DSV Solutionsilla on valmiudet lähes kaikensorttisten tavaroiden varastointiin ja käsittelyyn, poislukien tietynlaiset vaaralliset aineet ja kylmätiloja vaativat tuotteet.
‒ Meillä on globaali kyvykkyys ja vahva paikallinen osaaminen. Pystymme konsultoimaan ja simuloimaan erilaisia ratkaisuja. Teemme yhteistyötä myös Transvalin kanssa, jolle olemme ulkoistaneet varastossa tapahtuvan tavaran käsittelyn, Nordberg lisää.
Henkilöstö siirtyy usein palveluntarjoajalle
Selvitysten mukaan jopa 90 prosenttia yrityksen logistiikkahenkilöstöstä on siirtynyt ulkoistuksen yhteydessä palveluntarjoajan palvelukseen. Siirtymistä määrittää myös lainsäädäntö.
Varastointilogistiikka on muuttunut lyhyessä ajassa paljon. Mukaan on tullut paljon uutta tekniikkaa ja laitteita. Transvalilla uusi työntekijä oppii perusasiat jo parissa viikossa, jolloin hän voi aloittaa työt vähemmän vaativissa tehtävissä.
‒ Transvalissa on yli 4000 työntekijää ja meillä on yleensä tarjota töitä työntekoon motivoituneille ihmisille. Kun henkilö on kerännyt vaikkapa 20 vuotta varastossa laattoja, me voimme ehdottaa hänelle esimerkiksi terminaalipuolelta pyöräkuormaajan kuljettajan tehtäviä – meillä on siis mahdollisuus järjestää talon sisältä kulloiseenkin tilanteeseen uusia tehtäviä ja sitä kautta motivoida työntekijää. Järjestämme säännöllisesti koulutuksia ja perehdytystä kaikille työntekijätasoille varastotyöntekijöistä esimiehiin, Vilo kertoo.
Jan Magnus Nordberg muistuttaa lisäksi, että oman varaston pyörittäminen pelkästään moraalisesta velvollisuudesta työntekijöitä kohtaan on lyhytnäköistä. Pidemmällä tähtäimellä yrityksen täytyy olla kilpailukykyinen muuttuvilla markkinoilla. Todennäköisesti ulkoistaminen tulee tehtäväksi ennemmin tai myöhemmin, ellei silloin ole jo liian myöhäistä.
————————
Tärkeimpiä syitä ulkoistamiselle:
- Ydinliiketoimintaan keskittyminen
- Erityisosaamisen turvaaminen
- Vaihtelevien volyymien ja kapasiteetin hallinta
- Kustannusten pienentäminen
- Palvelun laadun parantaminen
- Liiketoiminnan läpinäkyvyyden parantaminen
- Tilat ovat käymässä ahtaiksi
- Yritys ei halua tai pysty investoimaan tiloihin, järjestelmiin tai omaan osaamiseen
- Yritys ei halua opetella uutta toimintaa
- Yritys haluaa luopua toiminnasta
- Parempi tietoisuus logistiikan aiheuttamista kustannuksista
- Kiinteät kustannukset saadaan muuttuviksi kustannuksiksi
Varaston ulkoistamisen kymmenen kuolemansyntiä
Lue tästä varaston ulkoistamisen riskeistä!
Transval lyhyesti
- Suomen suurin sisälogistiikkayritys
- Perustettu 1994
- Liikevaihto noin 160 miljoonaa euroa
- Työntekijöitä yli 4000
- Toimipaikat: pääkaupunkiseutu, Tampere, Turku, Kotka, Rauma, Lahti ja Jyväskylä
- Liiketoiminta-alueet: varastopalvelut, terminaalipalvelut, teollisuuspalvelut, konsultointi- ja henkilöstöpalvelut
DSV Solutions lyhyesti
Kuuluu tanskalaiseen DSV A/S -yritysryhmään, jonka palveluksessa on yli 40 0000 logistiikan ammattilaista ympäri maailmaa, Suomessakin lähes 400.
DSV Solutions suunnittelee ja toteuttaa kattavia logistisia kokonaisratkaisuja pääkaupunkiseudun nykyaikaisissa logistiikkakeskuksissa, joissa on varastotilaa yhteensä yli 70.000 m2. Suunnittelun lähtökohtana on asiakkaiden kilpailukyvyn parantaminen.
