Traficom: merenkulkijoiden lupahakemuksissa arkistointiongelma
Liikenne- ja viestintävirasto Traficom on havainnut vuosien 2014−2016 kohdalla arkistointiongelman merenkulkijoiden paperisissa terveyspoikkeuslupahakemuksissa ja niiden liitteissä. Tilanteesta on ilmoitettu tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisäksi virasto on suoraan yhteydessä henkilöihin, joita asia koskee.
Yksittäistapaus käynnisti virastossa sisäisen selvitystyön merenkulkijoiden paperisten vanhojen terveyspoikkeuslupahakemusten prosessista ja siihen liittyvistä asiakirjojen sijainnista. Asiasta on tehty ilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, koska asiakirjat sisältävät henkilö- ja terveystietoja. Lisäksi kaikkiin asianosaisiin ollaan henkilökohtaisesti yhteydessä.
Viraston fyysisessä paperiarkistoinnissa on sisäisessä selvitystyössä havaittu aukko merenkulkijoiden terveyspoikkeuslupahakemuksissa vuosina 2014−2016. Tämä tarkoittaa sitä, että paperisia alkuperäisiä asiakirjoja ei henkilöille pystytä toimittamaan. Kaikkien käsiteltyjen hakemusasioiden tiedot ovat tallessa sähköisessä muodossa ja siksi virastossa on saatu selvitettyä, että asia koskee 314 henkilöä. Paperidokumenttien puuttuminen ei vaikuta mitenkään asianosaisten nykyisiin voimassa oleviin lupiin. Asialla ei ole merkitystä mahdollisiin tuleviin hakemuksiin.
”Tilanne on valitettava ja olemme siitä pahoillamme. Olemme käyneet läpi vuosina 2014−2016 käytössä olleen käsittelyprosessin ja mitä todennäköisimmin asiakirjat ovat väärässä paikassa arkistossa. Olemme kuitenkin jo raportoineet asiasta tietosuojavaltuutetulle ja otamme kaikkiin asianosaisiin yhteyttä henkilökohtaisesti. Nykyisessä Traficomin prosessissa paperiasiakirjat skannataan sähköiseen järjestelmään ja paperit tuhotaan keskitetysti, joten vastaavan ongelman uusiutuminen ei ole mahdollista”, kertoo Traficomin turvallisuusjohtaja Jari Ylitalo.
